コクヨ株式会社 様

企業名	コクヨ株式会社 様
業界・業種	小売業
導入ソリューション	PerfectWatch Advance

　文房具やオフィス家具等の製造・販売、オフィス空間のデザインなどを手がけるコクヨ。同社の業務で利用するPCやタブレット、スマートフォンなどのIT資産の管理はデバイスごとに担当者を配置する集中管理を採用してきたが、管理レベルや管理業務にばらつきがあり、加えて海外への展開やデバイスの多様化によって全体像の把握も困難だった。そこで同社はIT資産の管理レベルの強化を目的に、WinテクノロジのIT資産管理製品「PerfectWatch」を採用。主要拠点からスタートし、中国、ASEANなどの海外の拠点や国内のグループ会社へ順次導入することで、7000台の PCを含むグループ全体のIT資産の統合管理を実現。併せて管理レベルを向上させ、ユーザーの意識も改善している。

　40 年以上の歴史を持つ「キャンパスノート」シリーズなどでおなじみのコクヨ。同社は現在、文具・事務用品を製造・仕入・販売する「ステーショナリー」、オフィス家具の製造・販売、オフィス空間のデザインなどを行う「ファニチャー」、ECサイト「カウネット」を中心とした「通販・小売」の3事業をビジネスの柱としている。今後は日本で培ったノウハウをもとに事業のグローバル化を目指しており、中国、インド、ベトナム、マレーシアなどアジア各国にも拠点を置いている。

　常に新しい働き方へチャレンジしている同社では、他社に先駆けてフリーアドレス制を導入していることもあり、モバイルデバイスも積極的に活用している。しかし最新のIT機器の導入が進む一方で、既存の7000 台に上る PCに加え、新たに加わったタブレットやスマートフォン等を含めた膨大なIT資産の管理という課題が浮上してきた。この点について経営管理本部 情報システム部 インフラプランニングユニット ユニット長の弁木純氏は 「IT資産は情報システム部が全社分を一括して管理していますが、PC、タブレット、スマートフォン、プリンター、ソフトウェア、サーバー等デバイスごとに担当者を決めて対応していたため、管理レベルにばらつきがありました。

　また、台帳とワークフローが一体化されていないため、台帳のメンテナンスにも手間がかかっていました。さらに、ソフトウェアとライセンスの管理については、インベントリ情報と台帳の比較ができておらず、ライセンスの過不足管理に不安がありました」と語る。

　加えて海外拠点や国内グループ会社における管理も問題だった。海外拠点やグループ会社は独自にPCやデバイスを調達・運用しており、本社にはExcelで台帳が送られてくるだけなので、全体像の把握が難しい。今後見込まれる国内外での事業拡大やデバイスの多様化を考えると、同社としても何らかの対策を打つ必要があった。

　同社はこうした課題の解決を目指し、グループ全体のIT資産を管理できるソリューションの導入を検討。そのねらいとして弁木氏は「管理レベルの向上、業務の効率化はもちろんですが、各自がどれだけのデバイスを利用しており、どれだけのコストがかかっているかをユーザー自身に見せることで、意識向上を図ることもポイントでした」と明かす。

　コクヨは、4社から受けた提案について比較を重ね、最終的にWinテクノロジのIT資産管理製品「PerfectWatch」を採用した。その理由について弁木氏は「私たちが実現したいこととPerfectWatchのコンセプトがぴったり一致していたからです。中でも評価した点は、ワークフローが標準機能として提供されており、申請から承認、台帳登録までの一連の流れが確実に行われるところです。 また、Winテクノロジの親会社であるSCSKとは以前から取引があり、当社の業務を熟知されている点も大きなポイントでした」と説明する。

　PerfectWatchの導入は2015年4月からスタート。半年後の10月には同社の主要拠点に展開し、翌2016年に中国とASEANの拠点、2017年に国内のグループ会社へ導入。プロジェクトを完了した。この際、海外での利用も考慮して日本語、中国語、英語の3カ国語に対応させている。さらには、棚卸の画面をカスタマイズし、1画面ですべての手続きが終了するよう工夫を加えた。この点について経営管理本部 情報システム部 インフラプランニングユニットの増田直実氏は「海外の拠点や国内のグループ会社への展開を考えると、エンドユーザーに使ってもらう機能については、わかりやすさや操作性が非常に重要です。棚卸業務については効率化が課題になっていたため、使い勝手にこだわってカスタマイズを依頼しました」と語る。

　コクヨがPerfectWatchを導入したことで、7000台のPCをはじめとするIT資産の管理が統合され、グループ全体の管理レベルは飛躍的に向上した。 また、ワークフローによってユーザーの申請から登録までが確実に行われるようになり、台帳への登録も自動化されたことで、工数の削減も進んでいる。経営管理本部 情報システム部インフラプランニングユニット課長の吉田哲也氏は「棚卸作業の初回は、全拠点への棚卸運用の周知を含めて、半年程度を要しましたが、細かな部分でのカスタマイズや、棚卸業務の浸透により、今後は3ヵ月程度のスケジュールで棚卸を実施できる手ごたえをつかんでおります。また、インベントリ情報と台帳が連携し、デバイスとライセンスが紐付くようになったため、厳密なライセンスの管理が可能になりました」と述べている。

　なお同社では、各ユーザーのマイページにPCやデバイスの利用料、スマートフォンの月額費用などのコストを明細として表示し、グループ全体の平均と比較できるようにしている。

　「これにより不要なハードウェア資産を能動的に返却するようになるなど、ユーザーのIT資産管理に対する意識が確実に向上したと実感しています。また、遊休資産やライセンス数の最適化が進んでいますし、未許可ソフトウェアの利用等、セキュリティ面での指摘も減少してきております」（弁木氏）

　今後についてコクヨは、PerfectWatchで管理している資産情報を位置情報システムへ連携するなど、情報管理基盤としてさらに活用範囲を広げていく構想を描いている。また、グループの海外進出と足並みを揃えるかたちで、海外拠点の管理体制も強化する構えだ。最後に弁木氏は「Winテクノロジには導入から運用まで丁寧なサポートをいただきましたので、引き続き支援を期待しています。今後もPerfectWatchの機能の強化を通し、管理面や生産性の向上に貢献していただけたらと思います」と語ってくれた。

※ Winテクノロジ株式会社は、2021年10月1日を効力発生日として、株式会社Minoriソリューションズおよび 株式会社CSIソリューションズと合併し、SCSK Minoriソリューションズ株式会社に商号変更