株式会社ベリサーブ 様

企業名	株式会社ベリサーブ 様
導入ソリューション	PerfectWatch Advance

　数多くの企業の製品・システムを検証し、その品質の向上を支援してきた株式会社ベリサーブ（以下、ベリサーブ）。 これまでは、従業員が使うPCやソフトウェアなどのIT資産をExcelベースの台帳で管理していたが、その入力は手作業で行っておりミスや揺らぎが発生するおそれがあった。また、IT資産は各部門が独自に調達したものも多く、台帳と実際の保有数や利用状況との間に食い違いが発生していた。こうした状況を改善すべく検討を開始したが、社内リソースの不足という別の課題に直面。そこで同社は、Winテクノロジ株式会社（以下、 Winテクノロジ）の IT資産管理製品「PerfectWatch」の導入によって管理を一元化し、 併せてSCSKサービスウェア株式会社（以下、SCSKサービスウェア）のヘルプデスクサービス「PrimeDesk」を活用し、プロセスの見直しとリソースの確保を実施することを決めた。その結果、約8カ月の導入期間を経て、管理レベルの大幅な向上を実現している。

　2001年に独立系初の検証専門企業として設立されたベリサーブは、組み込みのソフトウェア検証を中心に、850社を超える企業の製品・システムの検証やテストを手がけ、品質やセキュリティの向上に寄 与してきた。対象とする分野は年々広がっており、自動車からアプリ・パッケージ、アミューズメント、モバイル、デジタル家電・スマート家電、 産業機器、医療、クラウド・Webサービスまで多岐にわたる。

　顧客のニーズに合わせてさまざまな検証・テストを行うという業務の特性上、PCやソフトウェアなどのIT資産はビジネスに欠かすことができない存在だが、その管理体制は十分なものではなかったという。

　かつてのIT資産の管理方法は、Excelベースで台帳を作成して管理していたが、入力は手作業だったためしばしばミスが発生し、効率的 な更新が難しかったという。当時のことをベリサーブ IT企画開発部情報システムチームの高沢秀行氏は次のように振り返る。

　「社内には約900台のPCがありますが、その管理は手作業に頼る部分が多く、ミスや揺らぎが発生するおそれがありました。また、台帳を利用者に公開していなかったので、ユーザーのIT資産に対する意識も高くありませんでした」

　一方、台帳の正確性にも問題があった。同社の業務の8割を占めている検証やテストでは、各々がPCを顧客先に持ち込んで業務を行い、作業が終わったら次の顧客先に移動、また新たな業務に取り組むというのが基本的な流れだ。検証やテストで使うPCは各部門が状況に応じて独自に調達し、個別に支払いやリースの申請をしていたため、請求処理もバラバラになっていた。ゆえに、情報システムチームには後追いで調達したという連絡が来るものの、登録漏れや入力ミスにより実際の台数と台帳登録の数とで食い違いが出ることもしばしばだったという。

　「新しく調達したPCのセットアップも現場任せだったため、どんなソフトウェアをインストールしているのかきちんと把握できておらず、危険なフリーウェアやシェアウェア、ソフトウェアの使い回しなど、セキュリティのみならず、ライセンス違反等のリスクがありました。また、現場のエンジニアがテストや検証で使うフリーウェアは、各部門が利用の可否を独自に判断していたため、統制が困難という問題もありました。さらに当社では年に1回棚卸を行い、ライセンス確認を実施していましたが、これも人手に頼っており情報の収集に時間がかかる上、正確性に欠けていました」（高沢氏）

　同社はこうした状況に対し早くから危機意識を持っており、状況の改善に向けて検討を開始したものの、当時の情報システムチームのメンバー数は4名と少なく、社内リソースが圧倒的に不足していた。折しも業務が拡大し従業員数が増え、管理するPCやソフトウェアの数が増加傾向にあった時期であり、このままではますます対応が難しくなると判断。あらためてリソースの補強まで含めた対策をとることにした。高沢氏は「リソースの確保、プロセスの改善を含めた新たな仕組みを導入することでIT資産の管理を一元化し、調達・管理・運用コストの最適化とIT資産の最大限の有効活用を目指すことにしました。さらには、ユーザーに自分が使っているPCやライセンスの状況を公開することで、IT資産に対する意識を向上させることにしました」と語っている。

　ベリサーブではまずIT資産管理製品の導入を検討。ハードウェアからライセンスまでを一元管理できるWinテクノロジの「PerfectWatch」に注目した。また、リソースの確保には、IT資産の洗い出しから管理まで運用全体をアウトソーシングできるSCSKサービスウェアのヘルプデスクサービス「PrimeDesk」の提案を受け、同製品およびサービスの採用を決定した。その理由について高沢氏は次のように語る。

　「PerfectWatchはポータルを通してユーザー自身が使っているIT資産やライセンスの状況を確認できる点、棚卸がWebから簡単に申告できる点を評価しました。PrimeDeskは企業のヘルプデスク業務で20年以上の実績があり、IT資産管理を含めサービスデスク業務全般に対し高い知見を持っている点が魅力でした。これらを組み合わせることで、よりレベルの高いIT資産管理の実現を目指したのです」

　同社は2015年12月からPerfectWatchの導入を開始。台帳のデータを移行した上で、既存のインベントリツールと接続した。その際には、PerfectWatchで管理するソフトウェアの対象を絞り込み、さらにインベントリ情報と資産管理情報の間に差異が生じたときに通知されるアラートの範囲を限定することで、スムーズに管理できるようにしている。導入作業を担当したWinテクノロジ SAMサービス事業部 第一課 主任の後藤裕之氏は「検証・テストを業務の主体とするベリサーブ様の場合、使うソフトウェアの種類が一般企業よりもかなり多いため、まずは対象を優先度の高いOffice関連、ウイルス対策関連、CAD関連、開発関連のソフトウェアに絞り込み、運用が軌道に乗ってから拡大することにしました。また、アラートに関しては最初から通知が頻発するとユーザーの混乱を招いたり、アラートが常態化したりするおそれがあるため、その範囲を制限してスタートしました」と説明する。

　PerfectWatchが稼働した2016年4月からは、PrimeDeskのヘルプデスク要員が1名、翌月からはさらに1名が社内に常駐。それまでの運用プロセスを改善しながら、ハードウェアやライセンスの入力作業を行った。運用の改善ポイントとしては、それまで各部門が独自に行っていたPCの調達を情報システムチームに一本化。ユーザーに代わってヘルプデスクがレンタル会社などとやりとりし、見積依頼、発注などを行うように改めた。また、業務に必要なソフトウェアを、ヘルプデスクでセットアップ。インベントリ情報を取得してから、利用者、部署、プロジェクトコードなどをPerfectWatchに登録し、ユーザーに渡すようにした。ヘルプデスクを務めるSCSKサービスウェア 第二事業本部 PrimeDesk事業部の沢田未哉氏は「当初、ユーザーの中には自分たちで自由にPCを調達できた運用が変わってしまい不便だという方もいましたが、この方法なら現場の負担も減って楽になることを都度説明して理解していただきました。実際、現場ではPC調達時に見積り等の手続きを行う必要がなくなり、PCのセットアップやその後の報告も不要になったことから、徐々にそのメリットが理解されてきたようです」と語る。

　さらにヘルプデスクでは、毎月のレンタルPCの精算やプロジェクトごとの費用配賦データの作成作業と並行して、新たなソフトウェアの利用やインベントリが取得できない端末等を検知した場合は、各部門にIT資産の利用状況を細かく確認し情報の収集に努めた。

　「拠点数が多いので苦労もありましたが、最近では社内に放置されていた IT資産の存在も、自主的に報告として上ってくるようになり、ユーザーの意識向上を実感しております」（沢田氏）

　2016年8月には台帳登録と運用プロセスの改善が一通り終了。その結果、社内にあるPCなどのハードウェアの台数が正確に把握できるようになった。また、ユーザーが人事異動などで別の部署に異動した際も、PCの使用者の更新が漏れた場合は、PerfectWatchで所属不一致のアラートが発生するため、対応もしやすくなった。これに加えて高沢氏は「自分が使っているIT資産の状況がPerfectWatchにて各自が確認できるようになったことで、ユーザーのIT資産に対する意識が高まりました。おかげで、使わないソフトウェアをアンインストールしたり、不要な IT資産を返却したりする人が増えています」とその効果を語る。

　さらには、管理側もソフトウェアのインストール状況が正確に把握できるようになったため、ライセンスにまつわるリスクも大幅に軽減された。この点についてベリサーブ IT企画開発部 情報システムチームの武慎哉氏は「特にソフトウェアの可視化ができるようになった点は大きいと思います。例えば、以前の業務で使っていたフリーソフトが業務終了後もPCにインストールされたままであれば、情報システムチームからユーザーに注意し消去してもらうことができます。また、お客様先にいる当社の社員が、お客様資産のソフトウェアを当社のPCにインストールして使っていてもわかるので、ライセンスの内容を吟味して利用の可否を判断するなど適切な対応が取れるようになりました」と語る。

　棚卸の作業はPerfectWatch導入直後の2016年に一度行ってるが、2017年、2018年と回数を重ねることでユーザーと情報システムチーム双方の工数の削減が進むことを想定している。

　「Excelベースで管理していたころは、情報の収集や整理に手間がかかり、期間も約4カ月はかかっていました。PerfectWatchを導入して1回目の2016年は、棚卸方法の説明や、新システムの操作への慣れといったオーバーヘッドを含めて過去と同等の期間で実施できました。2回目以降は1ヵ月程度まで短縮されるのではないかと期待しています」（高沢氏）

　導入後の運用面については、ヘルプデスクにPrimeDeskの専任の担当者を置き、IT資産の調達や廃棄のプロセスを情報システムチームに集約したことで、IT資産の管理レベルが大幅に向上した。また、情報システムチームの要員も8名に増強、ヘルプデスクと合わせて11名となり、十分な社内リソースを確保。既存のメンバーは新たな社内システムの企画やインフラ環境の高度化など本来の業務に注力できるようになった。

　今後ベリサーブは、老朽化した現行のインベントリツールを、Winテクノロジのサポートを受けながら2018年度を目処にリプレースし、情報の収集精度を高めていくことを目指している。さらにはPerfectWatchの対象となるソフトウェアの範囲を拡大し、ライセンスにまつわるリスクのさらなる低減を図るという。

　運用面に関しては、現在別々で行っているレンタル品管理と資産管理の連携を強化し、返却済み機器の消込作業を自動化する方針だ。加えて、発生費用の配賦業務を統合することで、さらなる工数削減を狙っている。

　「ここまで早く軌道に乗れたのは、PerfectWatchの導入に加え、PrimeDeskで高い知見のあるプロに運用支援をお任せできたことが大きかったですね。両社には引き続き機能の強化と、サービスレベルの向上に期待しています」（高沢氏）

※ Winテクノロジ株式会社は、2021年10月1日を効力発生日として、株式会社Minoriソリューションズおよび 株式会社CSIソリューションズと合併し、SCSK Minoriソリューションズ株式会社に商号変更

本事例で使用した
PrimeDeskの詳細
(SCSKサービスウェア
株式会社 Webサイト)