kintone活用シナリオ

現場でよく使われている活用方法の一部をご紹介します。

• 案件管理
• 日報・報告書
• 脱Excel
• 稟議・申請業務
• 社内FAQ
• 問い合わせ管理

案件の進捗を可視化したい	案件を分析したい	脱Excel

各営業担当者がExcelで案件を個別管理すると、全体の進捗状況を把握しづらく、案件進捗会議等での情報共有に時間がかかってしまうという課題があります。

kintoneで案件管理を行うと、商談の進捗や受注確度、次回アクションなどを一元管理でき、情報共有の時間が短縮されます。また、通知設定により案件の進捗遅れを関係者に即時連絡でき、失注のリスクを減らすこともできます。

コメント機能を使えば情報が案件ごとに集約され、引継ぎや確認もスムーズに。さらに、案件数や売上予測を集計・グラフ化することで、営業状況の可視化とデータに基づく意思決定が可能になります。

主な基本機能 ・通知機能 ・コメント機能 ・グラフ、レポート機能

必要ライセンス ・kintoneライトコース以上

日報や報告書の作成・管理に 手間がかかっている	チーム全体の情報共有を 活発化させたい	脱Excel

各担当者がExcelやメールで日報や報告書を個別に作成していると、フォーマットがバラバラで集計がしづらく、情報共有が難しいといった課題が生じます。

kintoneを活用すれば、日報や報告書を統一されたフォーマットで一元管理できます。入力内容は即座に関係者へ通知するよう設定することも可能です。また、コメント機能によりフィードバックがしやすくなり、チーム内での情報共有やスキルアップを促進します。さらに、スマートフォンからも手軽に入力できるため、現場での記録や報告も効率化できます。

主な基本機能 ・通知機能 ・コメント機能

必要ライセンス ・kintoneライトコース以上

ファイルが乱立している	バージョン管理が煩雑	転記・集計ミスが多い

Excelによる業務管理には、「ファイルの乱立」「バージョン管理の煩雑さ」「手作業での集計や転記ミス」など多くの課題があります。

kintoneを活用すれば、こうした問題を一気に解消できます。業務データをクラウド上で一元管理し、リアルタイムに共有・更新できるため、常に最新情報にアクセスできます。集計やグラフ化も自動で行え、属人化の防止や作業効率の向上に直結。ITの専門知識がなくても簡単に使える点も魅力です。既存のExcelファイルをインポートし、kintoneのアプリを作成することも可能です。これにより、これまで使っていたデータを無駄にせず、スムーズに業務のデジタル化を開始できます。

主な基本機能 ・インポート機能

必要ライセンス ・kintoneライトコース以上

申請・承認状況が 分かりにくい	稟議・申請業務を ペーパーレス化したい	稟議・申請業務を 迅速化したい

紙の稟議書や申請書を回覧していると、承認までに時間がかかり、誰で書類が止まっているのか分かりにくいことがあります。

kintoneで稟議・申請業務を行えば、申請から承認までのワークフローを全てkintone上で完結できます。さらに、スマートフォンからも申請・承認できるので、外出先からでも対応することが可能です。また、過去の稟議や申請を確認したいときは、入力内容だけでなく添付ファイルの中身まで検索できるので、必要な情報をすぐに見つけられ、稟議・申請業務を迅速に行うことができます。

主な基本機能 ・プロセス管理 ・全文検索

必要ライセンス ・kintoneライトコース以上

問合せ対応時間を削減したい	自己解決を促したい

社内システムに関する同じような質問が、総務部や情報システム部へ何度も寄せられ、担当部署の業務を圧迫していませんか。

こうしたよくある質問を社内FAQとしてkintoneで公開することで、従業員は質問する前に自分で解決策をみつけられるようになります。FAQはカテゴリで絞り込んだり、キーワードで検索できるため、必要な情報にすぐアクセスでき、質問する側、回答する側の双方の工数削減につながります。さらに、検索AI機能を活用すれば、情報が複数のアプリに分散していてもAIが横断的に検索し、必要な情報をスピーディに見つけ出します。

主な基本機能 ・カテゴリ機能 ・検索AI機能

必要ライセンス ・kintoneスタンダードコース以上

問合せの対応漏れや 重複を防ぎたい	問合せ対応が 属人化している	顧客対応品質を上げたい

電話や代表メールで問合せを都度担当者に振り分けると、二重対応や対応漏れが起きやすく、対応状況の把握も難しくなります。

kintoneで問合せを一元管理すれば、担当者の割り振りや対応状況がステータスで見える化されるため、進捗の把握が容易になります。また、問合せの変更履歴も記録されるため、対応の透明性が高まります。さらに、検索AIによる回答生成機能を使えば、誰でも迅速かつ的確に対応でき、対応品質の平準化と業務全体の効率化が実現できます。

主な基本機能 ・変更履歴 ・検索AI機能

必要ライセンス ・kintoneスタンダードコース以上

kintoneライセンスに関してはこちらをご参照ください。

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