SharePoint 診断サービス

本サービスは、SharePoint を定期的に管理・運用状況の棚卸・チェックを行うための診断サービスです。Microsoft 365のSharePoint Online、OneDriveを運用・活用するうえでの重要なポイントは、「現状把握」→「計画」→「改善」の良いサイクルを継続的に回していくことです。安定した運用サービスをユーザーに提供し、新たな機能や使い方を提供するためには、使用状況の変化や状態の変化を把握するため、定期的な診断をおすすめします。

　
• コンテンツの容量や中身を把握できておらず、作成後使用していないサイトがある
　
• 不要なものでサイトのコンテンツが増えてしまい、必要とされる情報が見つけづらい
　
• 権限の管理ができておらず、外部ユーザーがアクセスできるようになっているが、どこにどんな権限がついているのかわからない。さらにテナント内の権限管理もできていない
　
• Onlineだからパフォーマンスをあまり気にしていない
　
• TeamsやOneDriveなど他のサービスからSharePoint を使っているらしいが、仕組みがわからないので管理できていない
　
• そもそもSharePoint の性質に合わせた運用は、​何に気をつければいいのかわからない​

あるお客さまでは、通達情報のアイテムリンクを取得し、メールに記載して送信する運用を行っていました。通達情報は、一部の人が投稿権限、そのほかのユーザーはすべて閲覧権限であるという認識でした。

通達情報のリンクの共有の仕方、テナントの設定など複数の要因が重なり、問題が発生していました。管理者側で設定したサイトの権限やリストの権限で管理されてはいますが、ユーザーの操作によって権限がつけ変わる設定となっている場合があります。

SharePoint 診断 for Onlineをしていれば防げたことも、問題が発生してからでないと気づかないことがほとんどです。

SharePoint、OneDrive、Teamsをお使いのお客さまにて、OneDriveに置いたファイルをAさんからBさんに共有をかけていました。

AさんとBさんの共有していた「つもり」の文書は、実際はテナント全員に対して共有されていました。管理者側で設定したサイトの権限やリストの権限で管理されてはいますが、ユーザーの操作によって権限がつけ変わる設定となっている場合があります。

このお客さまでは、定期的にSharePoint 診断を受け、権限管理の確認をされています。

現在のサイトのコンテンツ構成や状態を知ることで、利用傾向を把握できます。利用傾向から、今後のライフサイクル管理を検討できます。

パフォーマンスを劣化させやすいコンテンツを使用していないかを確認し、今後そのまま使い続けると問題になりそうなコンテンツをプロアクティブに診断することで、問題を事前に防ぐことができます。

診断レポート

項目	診断目的	結果例（一例）
棚卸	現在のサイト構成の棚卸	・サイトコレクション一覧、サイト一覧、リスト一覧など 　現在のコンテンツの一覧情報
利用傾向	利用傾向の把握	・アクセス傾向 ・使用傾（SharePoint /OneDrive /Teams)
パフォーマンス	パフォーマンス劣化の原因に なるような問題の有無	・ページ単位のWebパーツの数や種類 ・パフォーマンス劣化を起こすWebパーツの有無 ・ソフトウェア上限に抵触するコンテンツの有無
ライフサイクル	ライフサイクルに沿った 運用状況の確認	・最終更新から1年以上たっているコンテンツ一覧
セキュリティ	権限の適正な管理	・外部ユーザー一覧 ・SharePoint グループ権限設定一覧

サービス提供までの期間は2週間〜1か月が目安です。
※診断内容、データ取得回数により変動します。

調査内容については、ご要望・課題に応じて追加可能です。

お客さまの要件に応じて個別にお見積りいたします。まずはお気軽にお問い合わせください。

• SharePoint 移行アセスメントサービス

  オンプレSharePoint から、次期SharePointへ移行するための、移行元環境の診断サービスです。

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